Hét leer- en certificerings­platform voor de Safety & Security markt

Tijdens het sparren over de kennis- en vaardigheidseisen vanuit de verschillende regelingen en normen horen we geregeld bovenstaande opmerking en vraag. Alleen het papiertje halen voor de functie van installatiemonteur, onderhoudsmonteur of projecteringsdeskundige is niet voldoende. Er komen vanuit meerdere kanten eisen naar voren die tot de kwalificatie behoren. Het totale pakket aan eisen is niet mals, minder eisen stellen kan helaas niet. We kunnen het wel makkelijker maken en dat is precies wat we gedaan hebben binnen CerQal. Door overzicht te brengen in de eisen, deze te voorzien van een praktische aanpak en een helder document (takenboek) wordt het opleiden en klaarstomen voor de functie al een stuk eenvoudiger. Ook hier leren we de gebruikers van CerQal hoe hiermee op te gaan. Niet alleen de eerste kwalificatie is opgenomen, ook de periodieke toetsing op de werkplek is verwerkt in onze aanpak. Zo dragen we bij aan het eenvoudig maken van complexe vraagstukken als kwalificatie van medewerkers.

Een monteur, of over het algemeen technici, zijn geen in de regel geen opleiders. Wat we wel zien is dat veel techneuten kwaliteiten hebben die ze inzetten buiten hun werk om. Juist deze kwaliteiten in combinatie met hun werk, maken het mogelijk om deze, veelal goed gemotiveerde, collega’s te betrekken bij het begeleiden van (nieuwe) collega’s. Met onze ondersteuning en begeleiding zijn ervaren monteurs prima in staat om collega’s op te leiden en zelfs te kwalificeren in samenspraak met de leidinggevenden. Onze ervaringen zijn hiermee positief en het neemt veel tijd en aandacht weg bij de manager of leidinggevende die ook met andere zaken bezig moet zijn.

Als antwoord op deze vraag kan ik simpelweg voortborduren op bovenstaande antwoorden. Als een takenboek volledig is doorlopen, ben je ervan verzekerd dat de collega klaar is om zelfstandig op pad te gaan. Met de ondersteuning van CerQal binnen handbereik is het zelfvertrouwen daar om de klant van dienst te kunnen zijn. Tijdens een live demo maak ik je graag deelgenoot van de resultaten van deze aanpak.

Het korte antwoord is door werkprocessen te volgen die als onderdeel van de certificering zijn of worden opgesteld. Nu de praktijk!
In het veld en op de werkplek zijn medewerkers bezig met van alles, maar zeker niet met het concreet volgen van een activiteitenlijst binnen een procesgang. In ons platform zijn alle processen uitgewerkt en voorzien van alle belangrijke opmerkingen die bij het werk aan bod komen. Dit helpt en ondersteunt als je als medewerker even wilt spieken hoe het ook al weet zat. Door deze korte leermomenten (micro leren genaamd) te faciliteren en snel toegankelijk te maken worden werkprocessen beter te volgen. In de praktijk zien we dat dit goed werkt en hiermee is naar geïnteresseerden de constante flow aan geleverde kwaliteit aan te tonen. Klanten, collega’s en/of een auditor kan hier meelezen en zichzelf overtuigen van de juiste werkwijze en het eindresultaat.
Waar we geen grip op hebben is het gedrag van een medewerker die, soms willens en wetens, de processen niet volgt. Gelukkig komen we deze personen in onze branche niet tegen. Deze medewerkers zijn immers niet welkom in een omgeving waar het gaat om de bescherming van mensenlevens, toch? Deze cynische opmerking is overigens wel een serieus punt van aandacht voor leidinggevenden. Juist ook hier komt onze waarde om de hoek kijken. We worden geregeld gevraagd ondersteuning te leveren en dat doen we graag. Als gediplomeerd intervisor kennen we de klappen van de zweep!

Een toezegging en statement van ons platform is dat we altijd actueel zijn. Dit betekent voor ons dat vier personen dagelijks bezig zijn met het aanvullen, aanpassen en verbeteren van de content van ons platform. Gister gepubliceerd is morgen verwerkt in CerQal. Zo werkt het en zo actueel zijn we. We informeren actief gebruikers over de aanpassingen zodat we op elk gewenst moment kennis kunnen nemen van de veranderingen. Standaard opgenomen in onze dienstverlening is een jaarlijkse training waarin gebruikers collectief worden bijgepraat naast de blogs en vlogs die we maken. Geen zorg over veranderingen, samenwerken binnen CerQal betekent dat je altijd actueel bent.

Als je het even niet meer weet, zoek je het op in CerQal. Of het nu gaat over een instelling van een apparaat of de juiste wijze van reiniging, je vindt het terug in CerQal. Wat te doen tijdens het onderhoud van een centrale? Alles staat netjes opgesomd in het proces binnen ons platform.
Het is gedrag om niet zelf iets op te zoeken om het te leren, maar de telefoon te pakken en de ander van zijn werk af te houden. Soms is dit logisch als het gaat om het onderhouden van sociale en collegiale contacten, maar doe dat dan op weg naar huis. In de randen van de dag. Tijdens het werk bellen geeft faalkosten voor twee collega’s en hier zit je als werkgever en als klant niet op te wachten. Als reactie op dit antwoord kreeg ik de opmerking: “als ik iets erover zeg, krijg ik een vervelend antwoord terug. Ik laat het zo, geen zin in een discussie met de monteur. Het is al lastig zat om aan personeel te komen”. Yep, dit is zeker een lastige spagaat. Het aangaan van een goed gesprek en duidelijke uitleg doet wonderen. Het niet aanspreken op ongewenst gedrag heeft als resultaat dat faalkosten zullen blijven toenemen in een tijd dat personeelsschaarste een serieus probleem is.

Achterstanden in ontwikkeling aanpakken van medewerkers vraagt om een stapsgewijze aanpak. Hieronder zijn de stappen opgenomen inclusief de prioriteit die je eraan moet geven:

1. Breng per medewerkers de huidige kennis- & vaardigheden in kaart;
2. Maak onderscheid tussen vereiste kennis en de wens tot bijscholing. Het kan zo zijn dat de gewenste bijscholing niet noodzakelijk is vanuit de eisen. Geef een wens tot bijscholing prioriteit 3. Zie punt 3 en verder;
3. Vergelijk de huidige situatie met de vereiste situatie vanuit de certificatieschema’s, wet- en regelgeving en eisen gesteld door de eigen organisatie;
4. Leg vast welke bijscholing moet worden opgepakt per medewerker en totaal voor de organisatie;
5. Stel de prioriteiten vast door de eisen vanuit wet- en regelgeving prioriteit 1 te geven;
6. Eisen vanuit certificatieschema’s prioriteit 2 te geven;
7. Eisen vanuit eigen organisatie of wens tot bijscholing prioriteit 3 toe te kennen;
8. Organiseer de bijscholing beginnend bij prioriteit 1 en 2. Het beschikbare budget is maatgevend voor de snelheid van de aanpak evenals de mogelijkheid om medewerkers uit de operatie te kunnen halen.

De toegekende prioriteit is vastgesteld aan de hand van het kunnen inzetten van de medewerker op de klus/in het veld. Niet voldoen aan wet- & regelgeving betekent überhaupt dat medewerkers niet kunnen worden ingezet in het werk of uitsluitend onder toezicht.
Bovenstaande aanpak vraagt om ervaring van een HRM- of personeelsfunctionaris. Heb je deze persoon niet in je organisatie, neem dan contact met ons op. Wij kunnen vanuit onze parate kennis direct voor je aan de slag.
Wellicht ten overvloede, als gecertificeerd bedrijf moet je jaarlijks aantonen tijdens audits dat al het ingezette personeel gekwalificeerd is en daarmee voldoet aan de gestelde eisen (Eisen veelal vermeld onder prioriteit 1 en 2).

Eén van de redenen om CerQal te bouwen is om juist dit punt op te pakken. Uit de meer dan 140 interviews die zijn gehouden voor het boek Brandveiligheid 3.0 is deze vraag vaak opgeschreven. Dat het geregeld fout gaat in het werk kan meerdere redenen hebben. Geen kennis van de juiste activiteiten in het proces, even niet meer weten hoe het apparaat ingesteld moet worden, geen toegang tot een kennisomgeving, aangereikte kennis is verouderd of geen toegang tot een document. Redenen te over, maar hoe los je het op?
CerQal is nu juist gebouwd om bovenstaande redenen weg te nemen door alles wat nodig is te faciliteren op één plek, altijd actueel en voorzien van een tips en tools. Ook bedrijfseigen documenten en links zijn opgenomen in het platform indien de gebruiker dit wenst.
Grip op fouten kunnen worden weggenomen door CerQal in te zetten ter ondersteuning van het dagelijkse werk.

Op elke pagina en op elk scherm, ongeacht het device dat je gebruikt, is en zoekfunctie in de vorm van een balk opgenomen. Weet je het artikelnummer of heb je een trefwoord, vul deze in en alle resultaten worden getoond. Door een vindresultaat aan te klikken, ga je direct naar het document, de uitleg of het filmpje dat gemaakt is over het onderwerp. Even snel opzoeken is hiermee mogelijk gemaakt!

Ja, in CerQal is een menuknop opgenomen waaronder bedrijfseigen documenten en links zijn opgenomen. Een maandelijkse nieuwsbrief of een technisch bulletin kan hier worden opgenomen waarmee het als een naslagwerk wordt opgenomen. Via de zoekfunctie kan ook op een nieuwsitem worden gezocht.

Het platform is voorzien van alle belangrijke processen. Voor het proces Installeren en/of Leveren zijn alle eisen per processtap/activiteit beschreven. Daarnaast hebben we handige checklists gemaakt die geraadpleegd kunnen worden. Deze checklists voorzien o.a. in het kunnen controleren of je klaar bent voor een initiële inspectie. Er is echter wel een belangrijk verschil tussen een inspectie conform bouwbesluit en het opleveren van een project conform norm/certificatieschema.
Een inspectie conform het bouwbesluit is op afgeleide doelstellingen. De norm is wel het vertrekpunt, maar middels het toepassen van harmonisatieafspraken kan van de norm worden afgeweken. Bij een oplevering van een project is dit op normconformiteit en is het toepassen van een harmonisatieafspraak niet toegestaan. Daarnaast wordt er tijdens een initiële inspectie naar meer aspecten gekeken dan alleen maar de installatie. Afkeurpunten kunnen dus ook op andere aspecten worden vastgesteld dan de installatie. Kortom: ondersteuning is er zeker, 100% voorkomen van afkeurpunten is niet altijd mogelijk aangezien het pand en/of de gebruiker/beheerder hier ook een rol spelen met o.a. organisatorische maatregelen of bouwkundige zaken. Deze kunnen buiten jouw inspanningen om niet in orde zijn.

Speciaal voor kleine bedrijven is de Kleine Bedrijven Regeling (KBR) opgezet. Zie hiervoor de blog: https://bit.ly/3ENesqj. Juist het certificeren voor kleinere ondernemingen kan als erg lastig en zwaar worden ervaren, onze KBR-regeling voorziet in maatwerk ondersteuning tegen zeer aantrekkelijke tarieven. Hierdoor is het gebruik van ons platform zeer goed mogelijk voor kleine bedrijven. Zie ook de vraag: hoe rendabel is het gebruik van CerQal met betrekking tot de investering en de tijd van de medewerkers?

CerQal is zo gebouwd dat bedrijfseigen processen en procedures eenvoudig kunnen worden opgenomen en/of worden aangevuld aan de basisprocessen binnen het platform. Zo kan bijvoorbeeld een eigen procedure voor het afhandelen van werkbonnen worden aangevuld. Tijdens de introductie van CerQal wordt dan ook dit proces genomen in de uitleg en training.

 Het platform is momenteel gevuld met van 37 product leveranciers die gekoppeld zijn aan de activiteiten in de processen. Dit start bij certificaten, instructies, handleidingen en gaat zo ver als filmpjes over tal van onderwerpen. Deze informatie over de producten groeit per dag en wordt actueel gehouden door ons. Er is dus sprake van voortdurende optimalisatie en groei in kennis en vaardigheden. Alle leveranciers vermeld in het kwaliteitshandboek worden gekoppeld en daarmee opgenomen in de processen. Mocht je nog geen leverancier van een kwaliteitshandboek hebben, dan kan je gebruik maken van het kwaliteitshandboek van ons. Dit handboek wordt dan maatwerk gemaakt voor jouw organisatie. Bestaande handboeken integreren we in CerQal waarmee de borging is verzekerd.

CerQal is in zekere zin een bibliotheek voor Safety- en Securitybedrijven, maar het platform is veel meer dan dat. CerQal voorziet ook in opleidingen, trainingen, checklists, maatwerk ondersteuning en brengt gecertificeerde diensten en bedrijven bij elkaar middels ons SQ-netwerk. Soms wordt getracht CerQal in het hokje te stoppen van de leverancier voor het kwaliteitshandboek. Een boek verkrijgbaar in de bibliotheek. Deze is zeker bij ons te verkrijgen, maar we zijn niet een leverancier voor een kwaliteitshandboek in de vorm van een document. We integreren werkwijzen, leggen dit vast en zorgen middels een kwaliteitshandboek voor borging, herleidbaarheid en kwalitatief goed werk.

Uit berekening met gebruikers m.b.t. rendement versus investering blijkt dat ons platform 7 tot 11 keer de investering per maand terugverdiend. De bandbreedte van 7 tot 11 keer zit in de grootte van de onderneming. Bij kleinere ondernemingen tot 10 personen is de factor gemiddeld 7. Voor grotere ondernemingen zien we een gemiddelde opbrengst met een factor tot 11 keer de investering als rendement. Dit rendement wordt opgebouwd door tijdswinst in het werk, minder faalkosten en meer plezier in het werk.